Assistant exécutif du responsable mondial C&BD

Novartis AG

Rejoignez Novartis en tant qu'assistant exécutif, offrant un soutien opérationnel essentiel. Ce rôle vous permet de contribuer à un environnement dynamique et collaboratif.TâchesGérer des activités administratives complexes avec précision et efficacité.Assurer le suivi des projets et des délais pour l'équipe de direction C&BD.Organiser des événements locaux et globaux, en garantissant une collaboration fluide.CompétencesExpérience significative en tant qu'assistant administratif dans un environnement interculturel.Compétences organisationnelles et en gestion du temps exceptionnelles.Maîtrise avancée de Microsoft Office et capacité à gérer des informations confidentielles.RésuméAssurer un soutien opérationnel et une excellence administrative au responsable mondial Corporate & Business Development (C&BD). Responsable du soutien à l'organisation et à la gestion de projets, de la prestation indépendante des services opérationnels à grande échelle dans un contexte local et mondial pour C&BD et les équipes transversales.À propos du posteResponsabilités clés :Assurer de manière autonome des activités administratives et organisationnelles complexes, y compris le reporting opérationnel, la gestion de documents confidentiels, l'administration de bases de données et la coordination des réunions.Superviser et coordonner le soutien à la gestion pour l'équipe de direction C&BD, en assurant un suivi efficace des jalons, des échéances et des livrables.Planifier et exécuter des événements mondiaux et locaux(assemblées générales, formations, ateliers), en assurant une collaboration fluide avec les partenaires internes et externes.Gérer les processus financiers et d'approvisionnement, y compris les factures, les bons de commande, les provisions mensuelles, la refacturation et la création/maintenance des fournisseurs dans Ariba.Fournir un soutien opérationnel à l'assistant stratégique du responsable mondial C&BD, en garantissant une exécution fluide des priorités stratégiques et administratives.Assurer une couverture critique pour l'entreprise au sein de l'équipe de soutien commercial C&BD élargie, y compris la supervision et la formation de l'apprenti commercial.Guider et coordonner les activités de l'équipe administrative C&BD, en garantissant des normes cohérentes et une allocation efficace des tâches.Maintenir une communication et une collaboration de haute qualité avec les parties prenantes internes et externes, en assurant l'alignement entre les fonctions et tous les niveaux de gestion, y compris ECN et le bureau du conseil d'administration.Gérer les demandes temporaires d'initiés et soutenir la gouvernance de la confidentialité dans les projets M&A et BD&L, y compris l'exécution du processus de confidentialité C&BD.Exigences essentielles :Expérience très solide en tant qu'assistant administratif exécutif dans un environnement interculturel, de préférence au sein de Novartis ou d'une organisation complexe similaire.Expertise avérée dans la gestion de calendriers complexes et d'organisations de voyages.Expérience et aisance à travailler avec la direction du comité exécutif (ECN), en établissant de solides relations avec le réseau des assistants exécutifs ECN. Expérience dans la coordination et le soutien des réunions et événements de l'équipe de direction.Compétences exceptionnelles en organisation et gestion du temps. Résilience et capacité à bien travailler sous pression tout en gérant des priorités concurrentes.Excellentes compétences en communication écrite et orale (anglais et allemand).Compétences avancées dans la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Copilot, Chat GPT et autres outils d'IA).Capacité à gérer des informations confidentielles avec la plus grande discrétion.Solides capacités de résolution de problèmes et aptitude à travailler de manière autonome.Grande attention aux détails et précision.Avantages et récompenses :Lisez notre manuel pour découvrir toutes les façons dont nous vous aiderons à vous épanouir personnellement et professionnellement :https://www.novartis.com/careers/benefits-rewardsEngagement en faveur de la diversité et de l'inclusion :Nous nous engageons à construire un environnement de travail exceptionnel, inclusif et des équipes diverses représentatives des patients et des communautés que nous servons.Accessibilité et aménagement :Novartis s'engage à travailler avec et à fournir des aménagements raisonnables à toutes les personnes. Si, en raison d'une condition médicale ou d'un handicap, vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour une partie du processus de recrutement, ou pour recevoir des informations plus détaillées sur les fonctions essentielles d'un poste, veuillez envoyer un e-mail àinclusion.switzerland@novartis.comen précisant la nature de votre demande et vos coordonnées. Veuillez inclure le numéro de la demande d'emploi dans votre message.Pourquoi Novartis :Aider les personnes malades et leurs familles demande plus que de la science innovante. Cela nécessite une communauté de personnes intelligentes et passionnées comme vous. Collaborer, soutenir et s'inspirer mutuellement. S'unir pour réaliser des percées qui changent la vie des patients. Prêt à créer ensemble un avenir meilleur ?https://www.novartis.com/about/strategy/people-and-cultureAvantages et récompenses :Découvrez toutes les façons dont nous vous aiderons à vous épanouir personnellement et professionnellement.Lisez notre manuel (PDF 30 MB)